Google Apps Script: Tự Động Gửi Email, Tạo PDF Và Xử Lý Dữ Liệu Từ Google Sheets

1. Apps Script: JavaScript Cho Google Workspace #

Google Apps Script là nền tảng scripting chạy trên đám mây, dựa trên JavaScript. Nó tích hợp sâu với Gmail, Sheets, Docs, Drive, Calendar — cho phép tự động hóa mọi workflow. Không cần cài đặt, chạy trực tiếp trên server Google.

Use cases phổ biến: tự động gửi email hàng ngày, generate PDF từ template, sync data giữa sheets, tạo custom menu, web app đơn giản. Bài viết hướng dẫn 3 kỹ thuật quan trọng nhất.

2. Gửi Email Tự Động #

function sendDailyReport() {
  const ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
  const sheet = ss.getSheetByName("Report");
  const data = sheet.getDataRange().getValues();
  
  // Build HTML email
  let html = "
Báo Cáo Hàng Ngày #
";
  data.forEach((row, i) => {
    html += "" + row.map(cell =>`<${i===0?"th":"td"}>${cell}${i===0?"th":"td"}>`
    ).join("") + "";
  });
  html += "
";
  
  GmailApp.sendEmail(
    "manager@company.com",
    "Báo Cáo Doanh Thu " + new Date().toLocaleDateString("vi-VN"),
    "",
    { htmlBody: html }
  );
}

MailApp.sendEmail() giới hạn 100 email/ngày (free), GmailApp.sendEmail() giới hạn 500/ngày. Dùng GmailApp để có nhiều options hơn: htmlBody, attachments, cc, bcc.

3. Tạo PDF Từ Google Docs Template #

function generateInvoice() {
  const templateId = "1abc...xyz";  // Google Docs template ID
  const folder = DriveApp.getFolderById("folder_id");
  
  const data = SpreadsheetApp.getActive()
    .getSheetByName("Invoices").getDataRange().getValues();
  
  data.slice(1).forEach(row => {
    const copy = DriveApp.getFileById(templateId)
      .makeCopy(`Invoice_${row[0]}`, folder);
    const doc = DocumentApp.openById(copy.getId());
    const body = doc.getBody();
    
    body.replaceText("{{customer}}", row[1]);
    body.replaceText("{{amount}}", row[2].toLocaleString() + " ₫");
    body.replaceText("{{date}}", row[3]);
    doc.saveAndClose();
    
    // Convert to PDF
    const pdf = copy.getAs("application/pdf");
    folder.createFile(pdf).setName(`Invoice_${row[0]}.pdf`);
    copy.setTrashed(true);  // Remove Docs copy
  });
}

4. Triggers: Tự Động Chạy Theo Lịch #

Triggers cho phép script chạy tự động: Time-driven (mỗi ngày/tuần/tháng), onEdit (khi edit cell), onFormSubmit (khi submit Google Form), onOpen (khi mở file). Set trigger: Edit → Current project triggers → Add Trigger.

// Programmatic trigger: chạy mỗi ngày 8h sáng
function createDailyTrigger() {
  ScriptApp.newTrigger("sendDailyReport")
    .timeBased()
    .everyDays(1)
    .atHour(8)
    .create();
}

5. Custom Menu Và Sidebar #

Tạo menu riêng trong Google Sheets: onOpen function thêm menu items. Khi user click, chạy function tương ứng. Dùng HtmlService để tạo sidebar với UI tùy chỉnh — form nhập liệu, dashboard mini.

function onOpen() {
  SpreadsheetApp.getUi()
    .createMenu("🔧 Tools")
    .addItem("Gửi báo cáo", "sendDailyReport")
    .addItem("Tạo hóa đơn PDF", "generateInvoice")
    .addSeparator()
    .addItem("Clean data", "cleanData")
    .addToUi();
}

6. Xử Lý Dữ Liệu Hàng Loạt #

Apps Script xử lý nhanh hơn manual: getDataRange().getValues() load tất cả data vào array, xử lý trong memory, ghi ngược bằng setValues(). Tránh getRange/setValue trong loop — chậm như VBA không tối ưu.

7. Quotas Và Limitations #

Free account: 6 phút/lần chạy, 90 phút/ngày, 100 email/ngày. Workspace: 30 phút/lần, 6 giờ/ngày, 1500 email/ngày. Vượt quota → script bị terminate. Tips: batch processing, pagination, chunk data để tránh timeout.

8. Kết Luận

Google Apps Script biến Google Workspace thành automation platform. Gửi email, tạo PDF, sync data, custom menu — tất cả miễn phí. Bắt đầu với MailApp.sendEmail(), sau đó mở rộng sang triggers và PDF generation. JavaScript cơ bản là đủ để bắt đầu.